Jest taki moment w życiu właściciela rosnącej firmy, w którym Excel przestaje być przyjacielem, a staje się potworem o stu arkuszach. Wtedy zdajesz sobie sprawę, że twoje lewe ramię (sprzedaż) nie wie, co robi prawe (produkcja), a magazyn to czarna dziura, z której dane wydobywasz z dużym opóźnieniem. Cała firma działa na zasadzie „ktoś coś wie”, „ktoś zaraz sprawdzi” i „chyba mamy to na stanie”.
Dzisiaj dowiesz się, jak odzyskać kontrolę nad firmą, przestać być strażakiem we własnym biznesie i wreszcie zacząć spać spokojnie. Pora przestać zarządzać chaosem i zacząć świadomie budować firmę, która działa jak dobrze naoliwiona maszyna. System ERP to właśnie olej do tej maszyny.
Czym właściwie jest ERP, żeby nie było nudno
Zintegrowany system informatyczny, jakim jest ERP, to w uproszczeniu jedna, wielka i superinteligentna baza danych, do której podłączone są wszystkie kluczowe działy Twojej firmy. Sprzedaż, zakupy, magazyn, produkcja, finanse, kadry – wszyscy pracują w jednym środowisku i na tych samych, aktualnych danych.
Eliminuje to konieczność pytania trzech różnych osób o status zamówienia i otrzymywania trzech różnych odpowiedzi. Koniec z ręcznym przepisywaniem danych z jednego programu do drugiego, co jest nie tylko stratą czasu, ale i fabryką pomyłek. System ERP sprawia, że informacja płynie swobodnie i automatycznie przez całe przedsiębiorstwo. Zamówienie złożone przez handlowca jest od razu widoczne na magazynie jako zlecenie do spakowania i na produkcji jako zapotrzebowanie na komponenty. Każdy wie, co ma robić, a Ty wiesz, co się dzieje. Proste, prawda?
Koniec z zabawą w głuchy telefon – jedna wersja prawdy dla wszystkich
Największym problemem rozrastających się firm jest fragmentaryzacja informacji. Sprzedaż ma swój CRM, magazyn ma swój programik, produkcja działa na arkuszach kalkulacyjnych, a księgowość w jeszcze innym systemie. W efekcie nikt nie ma pełnego obrazu sytuacji. Handlowiec sprzedaje coś, czego nie ma na stanie. Produkcja czeka na komponenty, których nikt nie zamówił. Chaos, który generuje niepotrzebne koszty i wywołuje niezadowolenie klientów.
Wdrożenie systemu ERP rozwiązuje ten problem u podstaw. Ponieważ wszyscy pracują na jednej bazie danych, mamy do czynienia z tak zwaną „jedną wersją prawdy”. Dane wprowadzane przez jeden dział są natychmiast dostępne dla pozostałych. Przepływ informacji staje się płynny i logiczny. Sprzedawca, tworząc ofertę dla klienta, od razu widzi realne stany magazynowe i planowane terminy produkcji. Dział zaopatrzenia automatycznie otrzymuje powiadomienia o konieczności zamówienia surowców. Ty, jako szef, logujesz się do systemu i widzisz pełny, aktualny obraz firmy – od lejka sprzedaży po rentowność konkretnego zlecenia produkcyjnego. Bez proszenia, czekania i kompilowania danych z dziesięciu różnych źródeł.
Magazyn pod kontrolą – bez wróżenia z fusów
Puste półki w magazynie oznaczają utracone zamówienia. Przepełnione półki to zamrożona gotówka, która mogłaby pracować gdzie indziej. Utrzymanie optymalnego stanu zapasów to prawdziwa sztuka, a bez odpowiednich narzędzi przypomina wróżenie z fusów. Ile towaru zamówić? Kiedy? Które produkty rotują najszybciej, a które tylko zbierają kurz?
ERP przenosi zarządzanie magazynem na zupełnie inny poziom. System analizuje dane historyczne dotyczące sprzedaży, uwzględnia sezonowość i aktualne zamówienia, a następnie sam sugeruje, co i kiedy należy zamówić. Dzięki mechanizmom jak planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP), oprogramowanie potrafi precyzyjnie wyliczyć, ile komponentów potrzebujesz do realizacji zleceń produkcyjnych i zadbać, by dotarły na czas. Koniec z paniką i nerwowym obdzwanianiem dostawców w ostatniej chwili. Dodatkowo śledzenie każdej sztuki towaru, od momentu przyjęcia na magazyn aż po wysyłkę do klienta, staje się banalnie proste. Pełna identyfikowalność partii, kontrola dat ważności, optymalizacja lokalizacji – zyskujesz porządek i znacznie redukujesz straty.
Produkcja, która ma sens – od zlecenia do gotowego produktu
Jeśli prowadzisz firmę produkcyjną, wiesz, jak skomplikowanym procesem jest planowanie produkcji. Trzeba zgrać dostępność maszyn, ludzi i materiałów. Trzeba śledzić postępy, liczyć rzeczywiste koszty wytworzenia i pilnować terminów. Robienie tego „na piechotę” w Excelu jest drogą przez mękę i prędzej czy później prowadzi do opóźnień i przekroczenia budżetów.
Jedną z największych korzyści z wdrożenia systemu ERP jest właśnie uporządkowanie sfery produkcyjnej. System pomaga stworzyć harmonogramy produkcji, które optymalnie wykorzystują dostępne zasoby. Pracownicy na hali mogą na bieżąco raportować postępy prac, a Ty widzisz online, na jakim etapie jest każde zlecenie. Najważniejsze jest jednak to, że ERP skrupulatnie liczy rzeczywisty koszt wytworzenia produktu, uwzględniając zużyte materiały, robociznę i czas pracy maszyn. Wreszcie dowiesz się, które produkty są dla Ciebie faktyczną żyłą złota, a na których być może, po cichu tracisz pieniądze. Badania przeprowadzone przez Aberdeen Group wskazują, że firmy z wdrożonym systemem ERP poprawiają terminowość dostaw średnio o 24%, a ich marże rosną o 21%. Dane mówią same za siebie.
Sprzedaż i klienci – wszyscy twoi ludzie w jednym miejscu
Często spotykanym rozwiązaniem jest oddzielny system CRM do zarządzania relacjami z klientami. Jest to lepsze niż nic, jednakże idealny scenariusz to integracja CRM z resztą firmy. Dlaczego? Bo handlowiec uzbrojony w pełną wiedzę o kliencie i firmie jest po prostu skuteczniejszy.
Nowoczesne systemy ERP często posiadają wbudowane moduły systemu ERP typu CRM lub łatwo się z nimi integrują. Dzięki temu handlowiec, rozmawiając z klientem, ma pod ręką całą jego historię – poprzednie zamówienia, faktury, a nawet zgłoszenia serwisowe. Może też w czasie rzeczywistym sprawdzić dostępność towaru, podać realny termin dostawy (bo widzi obłożenie produkcji) i natychmiast wygenerować zamówienie, które od razu trafi do realizacji. Dzięki temu system ERP pozwala na budowanie lepszych, bardziej profesjonalnych relacji z klientami. Zamiast mówić „sprawdzę i oddzwonię”, handlowiec od razu udziela konkretnej odpowiedzi. Z perspektywy klienta, stanowi to ogromną różnicę.
Właściciel, czyli ty – od strażaka do stratega
Przejdźmy do sedna – co Ty z tego wszystkiego masz? Przecież nie po to zakładałeś firmę, żeby grzęznąć w operacyjnych detalach. Inwestycja w system ERP to przede wszystkim inwestycja w Twój czas i komfort psychiczny. System znacząco zmienia rolę właściciela. Zamiast biegać od działu do działu i gasić pożary, stajesz się prawdziwym strategiem, który patrzy na firmę z lotu ptaka.
Oprogramowanie dostarcza Ci paliwa do podejmowania strategicznych decyzji – danych. Zaawansowane raportowanie i analizy biznesowe (Business Intelligence) to integralna część dobrych systemów klasy ERP. Chcesz wiedzieć, który klient jest najbardziej rentowny? Który produkt generuje największą marżę? Jakie są trendy sprzedaży w ostatnim kwartale? Kilka kliknięć i masz gotowy, czytelny raport. Zamiast opierać się na intuicji, podejmujesz decyzje w oparciu o twarde dane. Planujesz rozwój, identyfikujesz wąskie gardła i szukasz nowych szans, bo wreszcie masz na to czas i narzędzia. Przestajesz zarządzać chaosem, a zaczynasz świadomie kształtować przyszłość swojego biznesu. A to już zupełnie inna gra.
Jak to wygląda w praktyce – krótki rzut oka na moduły
System ERP jest zazwyczaj zbudowany z modułów, co pozwala dopasować funkcjonalność systemu do specyficznych potrzeb Twojej firmy. To elastyczne podejście oznacza, że implementujesz tylko potrzebne elementy. Podstawą jest zwykle moduł finansów i księgowości, serce każdego ERP, który automatyzuje procesy księgowe i kontroluje płatności. Obok niego kluczową rolę odgrywa obszar sprzedaży i CRM, służący do zarządzania lejkiem sprzedaży, kontaktami i zamówieniami. Do tego dochodzi zarządzanie magazynem (WMS), zapewniające pełną kontrolę nad zapasami. W firmach wytwórczych niezbędne jest zarządzanie produkcją do planowania i śledzenia zleceń. W zależności od profilu działalności można dodać również narzędzia do zarządzania projektami czy moduł kadr i płac (HR).
Co z kosztami i wdrożeniem – kilka słów prawdy
Wdrożenie systemu ERP to poważny projekt i inwestycja. Kosztuje system ERP różnie – cena zależy od liczby użytkowników, wybranych modułów, stopnia skomplikowania procesów w firmie i tego, czy wybierzesz rozwiązanie w chmurze (abonament), czy instalowane na własnych serwerach (licencja).
Najważniejsze jest postrzeganie tego projektu nie jako zwykłego wydatku, ale jako inwestycji, która ma się zwrócić. Ma się zwrócić poprzez oszczędność czasu, eliminację błędów, lepsze wykorzystanie zasobów i zwiększenie sprzedaży. Kluczowy jest wybór odpowiedniego partnera wdrożeniowego – firmy, która nie tylko sprzeda Ci oprogramowanie, ale przede wszystkim pomoże zmapować Twoje procesy biznesowe i dopasować do nich system. To jest fundament sukcesu. Sam proces wdrożenia wymaga zaangażowania Twojego i Twoich pracowników, niemniej efekt końcowy – sprawnie działająca, zintegrowana firma – jest warty wysiłku.
Excel może iść na emeryturę
W pewnym momencie prowadzenia biznesu nie da się już dłużej jakoś sobie radzić. Improwizacja, która na początku była siłą napędową, staje się kotwicą. Stajesz przed prostym wyborem. Możesz albo dalej powiększać armię ludzi odpowiedzialnych za pilnowanie chaosu w arkuszach, albo dać im narzędzie, które uwolni ich potencjał do robienia rzeczy faktycznie ważnych.
Inwestycja w ERP nie jest pytaniem o to, czy Cię na nią stać. Jest pytaniem o to, czy stać Cię na dalsze gaszenie pożarów, tracenie klientów przez pomyłki i podejmowanie decyzji w oparciu o wczorajsze dane. Decyzja jest Twoja. Tyle że rynek, konkurencja i klienci nie będą czekać, aż skończysz kolejną tabelę przestawną.
